Pieczęć elektroniczna

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Pieczęć elektroniczna pozwala na automatyczne i szybkie opieczętowanie ważnych dokumentów, które wydawane są w sposób masowy w firmach czy administracji publicznej. W dobie postępującej cyfryzacji procesów biznesowych i nowych rozwiązań chmurowych, na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi, które sprawiają, że prowadzenie firmy staje się łatwiejsze. Jednym z nich jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która – mówiąc najprościej – zastępuje klasyczną pieczątkę, dzięki czemu Twoja firma wznosi się na wyższy, cyfrowy poziom.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – co to jest?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowe narzędzie, dzięki któremu podpiszesz wiele dokumentów elektronicznych jednocześnie danymi organizacji, np. spółki lub instytucji publicznej. Zawiera ona dane identyfikacyjne, np. nazwę firmy, numery NIP czy KRS oraz dane adresowe, które są widoczne dla odbiorcy w łatwy sposób.

Dzięki unijnemu rozporządzeniu eIDAS i obowiązującemu prawu polskiemu, stosowanie tego narzędzia sprawia, że możemy w większości przypadków całkowicie zrezygnować z pieczątki tradycyjnej. Opieczętowany e-dokument jest wówczas traktowany jak równy oryginałowi w wersji papierowej na terenie całej Unii Europejskiej.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – rodzaje i zastosowania:

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie
Dedykowana do rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Ta usługa EuroCert składa się z certyfikatu pieczęci kwalifikowanej, który wydany jest na karcie kryptograficznej, a także czytnika karty oraz oprogramowania desktopowego do pieczętowania dokumentów. W ten sposób możliwe jest podpisanie pojedynczych dokumentów lub wielu dokumentów jednocześnie, bezpośrednio na komputerze użytkownika. Z takiego rodzaju pieczęci może korzystać wiele osób w firmie, jednak tylko jeden użytkownik w danym momencie podpisywania. Rozwiązanie to rekomendujemy tym organizacjom, które nie pieczętują dokumentów elektronicznych masowo, a jedynie w mniejszym zakresie.
Pieczęć kwalifikowana chmurowa ECQSS
Jest to kompleksowa usługa, która składa się z pieczęci kwalifikowanej w chmurze oraz serwerowej aplikacji podpisującej. Takie rozwiązanie służy do automatycznego i masowego podpisywania dokumentów elektronicznych. Chmurową pieczęć kwalifikowaną ECQSS należy zintegrować za pomocą API z zewnętrznym systemem klienta. Usługa ta może być dostarczana w modelu SaaS (chmurowym) oraz On-premise, czyli w ramach własnej infrastruktury firmy.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – zalety i korzyści
Wykorzystywanie pieczęci kwalifikowanej niesie za sobą szereg korzyści w przyspieszaniu procesów biznesowych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.
Skutki prawne właściwe dokumentom papierowym
Pieczęć kwalifikowana, podobnie jak podpis elektroniczny, powoduje skutki prawne. Dokumenty opieczętowane e-pieczęcią mogą być uznane jako oryginał i równoważne odpowiedniki wersji papierowej na terenie Polski oraz krajów członkowskich Unii Europejskiej. Jest to możliwe dzięki rozporządzeniu eIDAS oraz polskiej ustawie o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej.
Przyspieszenie procesów biznesowych
E-pieczęć kwalifikowana wspiera automatyzację procesów biznesowych. Narzędzie może zostać zintegrowane z infrastrukturą własną przedsiębiorstwa, co umożliwia szybkie podpisywanie ważnych dokumentów, np. faktur czy zaświadczeń w sposób masowy.
Maksymalne bezpieczeństwo
Użycie e-pieczęci gwarantuje wiarygodność danych. Każda zmiana opieczętowanego dokumentu jest wykrywalna, dzięki czemu usługa zapewnia integralność oraz źródło pochodzenia. Pieczęć kwalifikowana umożliwia także zidentyfikowanie podmiotu, który wykonał dokument i ogranicza do minimum możliwość podszycia się pod inną firmę.
Oszczędności finansowe
Korzystania z pieczęci kwalifikowanej znacznie ogranicza zużycie papieru, ponieważ nie jest on już potrzebny do przygotowania dokumentacji tradycyjnej. Dla przedsiębiorcy to także mniejsze koszty eksploatacji drukarek, zakupu tonerów i materiałów biurowych, a także mniejsze opłaty związane z przesyłkami kurierskimi. Dodatkowo elektroniczna archiwizacja dokumentów jest dużo tańsza i efektywniejsza niż tradycyjne archiwum papierowe.
Oszczędność czasu
Dokumenty opieczętowane pieczęcią kwalifikowaną można szybko przesyłać drogą elektroniczną do kontrahentów. Co ważne, użytkownik może pieczętować wiele dokumentów jednocześnie, co optymalizuje czas pracy i znacznie zwiększa produktywność.
Szerokie zastosowanie
Z pieczęci elektronicznej mogą korzystać zarówno małe podmioty gospodarcze, duże firmy i administracja publiczna, a także upoważnione osoby fizyczne. Każdy sektor ma możliwość dopasowania rodzaju pieczęci kwalifikowanej do potrzeb swoich, ale także potrzeb klientów, kontrahentów czy interesariuszy.
Ekologia
E-pieczęć, podobnie jak podpisy elektroniczne, pozwala na redukcję nie ekologicznych procesów w organizacjach. Firma wprowadza wówczas w pełni cyfrowe rozwiązania, które wpływają pozytywnie na rozwój całej firmy.
Pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa
Dzięki nowoczesnym usługom cyfrowym, pracodawcy budują wartość przedsiębiorstwa. W przypadku stosowania pieczęci elektronicznej jest to nie tylko profesjonalny wizerunek organizacji eco-friendly, ale także przyjaznego miejsca pracy, które pozwala wykonywać pracę zdalnie.

Być może zainteresuje Cię jeszcze to:

Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF?

KSeF to polski system e-faktur, z którego podatnicy mogą korzystać dobrowolnie do 1 lipca 2024 roku i wystawiać tzw. faktury ustrukturyzowane. Po tym terminie, zgodnie z przepisami prawa, fakturowanie KSeF w transakcjach business-to-business stanie się obowiązkowe. Warto więc rozpocząć pracę z aplikacją już teraz, aby oszczędzić sobie trudności związanych z logowaniem do KSeF na ostatnią chwilę. Jak zalogować się w KSeF? Jak uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika i dostosować swój biznes do nowych standardów? Wszystkiego dowiesz się w tym artykule.

Czym jest proces logowania i uwierzytelniania w KSeF?

Krajowy System e-Faktur wraz z Aplikacją Podatnika służy do wystawiania, przechowywania, wysyłania i odbierania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, zgodnych ze wzorem Ministerstwa Finansów. System ten funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku, a jego celem jest usprawnienie prowadzenia działalności gospodarczej, w tym rozliczania podatku VAT.

Aby podatnik mógł w pełni skorzystać z systemu, musi przejść logowanie KSeF, które jest pierwszym krokiem do uzyskania dostępu do aplikacji.

W tym celu niezbędne będzie uwierzytelnienie, czyli proces, który polega na potwierdzeniu zadeklarowanej tożsamości.

Uwierzytelnienie KSeF umożliwia codzienną obsługę Aplikacji Podatnika, w której możemy nadawać uprawnienia do naszego konta czy wykonywać bieżące działania związane z obiegiem faktur elektronicznych.

Sposób korzystania z KSeF regulują:

Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Etapy wdrożenia KSeF krok po kroku

Oto, jak wygląda obsługa Krajowego Systemu e-Faktur krok po kroku:

Logowanie do KSeF (rejestracja)– nabycie uprawnień do obsługi KSeF poprzez elektroniczne logowanie w Aplikacji Podatnika lub złożenie pisemnego formularzu ZAW-FA do Urzędu Skarbowego, który przypisze uprawnienia w KSeF
Uwierzytelnienie do KSeF– logowanie wybranym narzędziem pieczeć elektroniczna lub, podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany) w Aplikacji Podatnika i autoryzacja do wykonywania operacji w Aplikacji Podatnika
Nadanie uprawnień do konta– nadanie uprawnień osobom z firmy lub osobom trzecim (np. biuro rachunkowe), którę będą mogły uzyskać dostęp konta firmy w Aplikacji Podatnika KSeF
Korzystanie z KSeF – pobieranie i wysyłanie faktur poprzez Aplikację Podatnika lub system księgowy zintegrowany z KSeF za pomocą API oraz zarządzanie uprawnieniami

Każdy podmiot gospodarczy w Polsce z numerem NIP posiada automatycznie utworzone konto w Aplikacji Podatnika KSeF, które jest zakładane przez Ministerstwo. Proces rejestracji jest tak naprawdę etapem logowania potwierdzającym uruchomienie konta.

Jak zalogować się w KSeF?

Logowanie KSeF można przeprowadzić na dwa sposoby:

tradycyjnie (za pomocą pisemnego zawiadomienia ZAW-FA),
elektronicznie na stronie podatki.gov.pl/ksef (wykorzystującpodpis kwalifikowany lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub Profil Zaufany lub token KSeF).

Sposób rejestracji KSeF zależy od tego, czy reprezentujemy jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę. Logowanie do KSeF drogą online wymaga jednak posiadania odpowiedniego narzędzia.

Logowanie KSeF w sposób elektroniczny

Podpis elektroniczny jest wystarczającym narzędziem dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, którzy chcą zalogować się do KSeF po raz pierwszy. Po wejściu na stronę KSeF, przedsiębiorca musi wpisać NIP firmy, a następnie wybrać wariant logowania, tj. Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany. W przypadku drugiej opcji, najbardziej powszechnym rozwiązaniem jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Podatnik może jednak dokonać rejestracji również z użyciem pieczęci elektronicznej, która została wystawiona w oparciu dane firmowe.

Zarejestruj i uwierzytelnij firmę w KSeF 100% online
bez tracenia czasu w Urzędzie

Logowanie KSeF poprzez zawiadomienie ZAW-FA

W przypadku osób prawnych, czyli spółek, elektroniczna rejestracja KSeF możliwa jest jedynie wtedy, gdy osoba reprezentująca dysponuje pieczęcią kwalifikowaną z danymi spółki. Jeśli jednak nie posiada e-pieczęci, musi złożyć papierowy formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, w którym wskaże osobę delegowaną do obsługi KSeF (np. członka zarządu, księgowego).

Samo zgłoszenie ZAW-FA nie jest jednak wystarczające do prowadzenia codziennych działań w systemie KSeF. Pomimo zgłoszenia, osoba wskazana w formularzu będzie musiała logować się do aplikacji, wykorzystując kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany z własnymi danymi. Jeśli zatem, jako przedstawiciele spółki, chcemy usprawnić procesy biznesowe już na starcie, warto abyśmy posługiwali e-pieczęcią we wszystkich czynnościach związanych z KSeF.

Rejestracja do Krajowego Systemu e-Faktur z użyciem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej znacznie ułatwia proces zarządzania i nadawania uprawnień w firmie.

Narzędzie posiada znacznie więcej możliwości w porównaniu do kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co oczywiście nie wyklucza użycia e-podpisu. Pieczęć to znaczne ułatwienie szczególnie dla osób zagranicznych (np. członków zarządu spoza Polski), którzy nie posiadają numeru PESEL i nie mogą uwierzytelniać się Profilem Zaufanym.

Uwierzytelnianie w KSeF w formie elektronicznej – korzyści

Podczas pracy z Krajowym Systemem e-Faktur istotną rolę odgrywają kwalifikowane usługi zaufania, które można zakupić w dowolnym momencie u dostawcy takich usług, np. EuroCert.

Oto najważniejsze zalety stosowania kwalifikowanej pieczęci i podpisu kwalifikowanego w obsłudze KSeF:

Przyspieszają zdalną rejestrację w systemie KSeF.
Nie wymagają składania zawiadomienia ZAW-FA przy użyciu pieczęci elektronicznej.
Umożliwiają zautomatyzowania bieżących procesów w KSeF (np. masowe wysyłanie faktur).
Ułatwiają obsługę systemu osobom, które nie posiadają polskiego numeru PESEL.
W przypadku awarii KSeF, mogą pomóc w zapewnieniu autentyczności i integralności przesyłanych faktur.
Gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa.

Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF – podsumowanie

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla podatników 1 lipca 2024 roku. Rejestracja i uwierzytelnienie KSeF, w zależności od statusu prawnego użytkownika i specyfiki biznesu, jest możliwa dzięki narzędziom, tj. kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub Profil Zaufany. Aby uniknąć problemów związanych z logowaniem do KSeF, warto rozpocząć pracę z rządowym systemem jak najszybciej oraz zaopatrzyć się w niezbędne usługi zaufania dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa.

Dodatkowe treści związane z pieczęcią kwalifikowaną: