Stosowanie elektronicznego obiegu dokumentów niesie ze sobą wiele korzyści. Do najważniejszych należy zaliczyć:
Oszczędność czasu: Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza przetwarzanie i przekazywanie dokumentów. Nie trzeba już drukować, skanować, kopiować ani wysyłać dokumentów pocztą tradycyjną. Wszystkie te czynności mogą być wykonane elektronicznie, co oszczędza czas i eliminuje opóźnienia wynikające z ręcznych procesów.
Zwiększona efektywność: Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia przepływ informacji i pracy w firmie. Można łatwo przekazywać dokumenty między pracownikami, dodawać komentarze, wprowadzać zmiany i uzyskiwać zatwierdzenia. Dzięki temu procesy biznesowe są bardziej efektywne, a zadania są wykonywane szybciej.
Redukcja kosztów: Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje potrzebę drukowania i przechowywania dokumentów papierowych. To prowadzi do znacznych oszczędności w zakresie papieru, tuszu, drukarek, kopiarek, przechowywania fizycznych dokumentów i wysyłki pocztowej. Ponadto, elektroniczny obieg dokumentów może zredukować koszty związane z pomyłkami, opóźnieniami i utratą dokumentów.
Łatwiejszy dostęp i wyszukiwanie: Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Można przeglądać, wyszukiwać i odnajdywać potrzebne informacje z wykorzystaniem funkcji wyszukiwania. To usprawnia procesy podejmowania decyzji i umożliwia szybsze reagowanie na zapytania i żądania klientów.
Lepsza organizacja i śledzenie: Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia organizację dokumentów w struktury i katalogi, co ułatwia zarządzanie i odnalezienie potrzebnych informacji. Ponadto, systemy elektroniczne często oferują funkcje śledzenia historii zmian w dokumentach, co zapewnia lepszą kontrolę i audytowanie.
Bezpieczeństwo i poufność: Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia zabezpieczenia i kontrole dostępu do dokumentów. Można zastosować uwierzytelnianie użytkowników, szyfrowanie danych i inne mechanizmy ochrony, aby zabezpieczyć dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem. Ponadto, elektroniczne podpisy są prawnie wiążące i zapewniają autentyczność dokumentów.
Te korzyści sprawiają, że elektroniczny obieg dokumentów staje się popularnym rozwiązaniem w firmach, które dążą do poprawy efektywności, redukcji kosztów i lepszego zarządzania swoją dokumentacją.
