Czym się kierować wybierając usługę cyfrowego archiwum dla dokumentów
W dzisiejszych czasach coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej. Aby jednak zapewnić bezpieczeństwo i skuteczne zarządzanie dokumentami, konieczne jest korzystanie z usług profesjonalnego dostawcy cyfrowego archiwum. Przed podjęciem decyzji warto zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Przede wszystkim, należy upewnić się, że wybrany dostawca cyfrowego archiwum spełnia określone wymagania bezpieczeństwa oraz jest zgodny z przepisami prawa, w tym z rozporządzeniem RODO. Dostawca powinien zapewniać najwyższy poziom bezpieczeństwa danych oraz stosować szyfrowanie SSL/TLS. Warto sprawdzić, czy dostawca jest notyfikowany w kraju, w którym działa, co zapewni dodatkową ochronę dla przechowywanych danych.
Dostępność i skalowalność
Kolejnym ważnym aspektem jest dostępność dostawcy cyfrowego archiwum. Powinien on zapewniać stałą dostępność swoich usług, a także umożliwiać łatwą skalowalność w przypadku zwiększenia ilości przechowywanych dokumentów. Dostawca powinien także oferować wsparcie techniczne, które pozwoli szybko rozwiązać problemy.
Integracja z innymi systemami
Dobry dostawca cyfrowego archiwum powinien oferować integrację z innymi systemami, takimi jak systemy zarządzania dokumentami czy ERP. Dzięki temu możliwe będzie jeszcze większe usprawnienie procesu
Usługi dodatkowe
Warto także zwrócić uwagę na usługi dodatkowe oferowane przez dostawcę cyfrowego archiwum. Powinien on oferować możliwość przeszukiwania i filtrowania dokumentów, a także umożliwiać łatwe udostępnianie dokumentów innym użytkownikom. Dodatkowo, warto sprawdzić, czy dostawca oferuje możliwość wykonywania kopii zapasowych oraz archiwizacji dokumentów.
Opinie użytkowników
Ostatecznie, warto zwrócić uwagę na opinie innych użytkowników danego dostawcy cyfrowego archiwum. Można je znaleźć w Internecie, na forach branżowych czy w serwisach oceniających usługi IT. Dzięki temu można poznać doświadczenia innych klientów i lepiej ocenić jakość ofert
Podsumowując, wybierając usługę cyfrowego archiwum dla dokumentów, warto zwrócić uwagę na bezpieczeństwo, dostępność, skalowalność i możliwość integracji z posiadanymi systemami.
