Oszczędności w firmach handlowych z tytułu korzystania z elektronicznego obiegu
dokumentów
Firmy handlowe zazwyczaj mają do czynienia z ogromną ilością dokumentów papierowych,
które trzeba drukować, kserować, wysyłać i archiwizować. To wymaga nie tylko czasu, ale
także kosztuje pieniądze. Rozwiązaniem tego problemu jest elektroniczny obieg
dokumentów, który może zastąpić tradycyjny papierowy proces. Ale ile takie rozwiązanie
może zaoszczędzić pieniędzy firmie, która drukuje i podpisuje około 1000 stron papieru A4
rocznie?
Koszty papieru, tonera, drukarek i innych urządzeń biurowych
Koszty druku to nie tylko koszt papieru. Firma musi również zakupić tonery, drukarki,
kserokopiarki i inne urządzenia biurowe, a także opłacić pracowników zajmujących się
obsługą i utrzymaniem tych urządzeń. Przy elektronicznym obiegu dokumentów wiele z tych
kosztów jest eliminowanych lub znacznie zmniejszanych.
Koszty wysyłki i przesyłek
Tradycyjny proces wymaga częstego wysyłania dokumentów pocztą, kurierem lub faksem.
To oznacza koszty wysyłki, ale także koszty materiałów takich jak koperty, znaczki, folie
bąbelkowe itp. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wiele z tych kosztów, ponieważ
dokumenty mogą być przesyłane za pomocą poczty elektronicznej.
Koszty archiwizacji
Firmy muszą przechowywać dokumenty przez długi czas, a to wymaga przestrzeni do
przechowywania, a także kosztów związanych z utrzymaniem tych dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przechowywanie dokumentów w chmurze, co
eliminuje potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów i ich zabezpieczenia.
Podsumowanie
Korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów, firma handlowa, która drukuje i
podpisuje około 1000 stron papieru A4 rocznie, może oszczędzić wiele pieniędzy.
Zmniejszenie kosztów papieru, tonerów, drukarek i innych urządzeń biurowych, kosztów
wysyłki i przesyłek, a także kosztów archiwizacji, może dać firmie oszczędność nawet do kilku
tysięcy złotych rocznie. Ponadto, elektroniczny obieg dokumentów poprawia wydajność i
szybkość pracy, a także pozwala na lepszą organizację dokumentów i łatwiejszy dostęp do
nich. To przyszłościowe rozwiązanie, które pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy, a
jednocześnie przyczynia się do ochrony środowiska.
